SA-Assignment 4 การรวบรวมข้อมูล

System Analysis Assignment 4
Project Plan

รายละเอียดของงาน : ให้นักศึกษาตอบคำถามจากโจทย์ที่ให้ มีรายละเอียดดังนี้

1.อธิบายข้อดี – ข้อเสียการเก็บรวบรวมข้อมูลแต่ละวิธี

1.1 การสัมภาษณ์
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ เป็นการเก็บข้อมูลแบบเผชิญหน้า โดยการใช้การพูดคุยสนทนาซักถามอย่างมีจุดมุ่งหมาย เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยการสัมภาษณ์เรียกว่า แบบสัมภาษณ์ ซึ่งประกอบด้วยข้อคำถามที่ผู้เก็บข้อมูล หรือสัมภาษณ์จะสัมภาษณ์ด้วยปากเปล่าในขณะที่ผู้ให้ข้อมูล หรือผู้ตอบแบบสัมภาษณ์จะตอบข้อคำถามโดยใช้ภาษาของเขาเอง ผู้สัมภาษณ์จะเป็นผู้บันทึกด้วยการจดบันทึก โดยตรงหรือใช้สิ่งต่างๆ เช่น เทปเสียง วีดีทัศน์ และการบันทึกในคอมพิวเตอร์ รวมทั้งการจดจำคำตอบแล้วนำมาบันทึกอีกครั้งหนึ่งหลังจากเสร็จสิ้นการสัมภาษณ์แล้ว

วิธีการเก็บข้อมูลโดยการสัมภาษณ์
วิธีการสัมภาษณ์มีหลายวิธีสามารถเลือกวิธีการสัมภาษณ์ให้เหมาะสมกับงานที่ศึกษา ซึ่งสามารถจำแนกออกได้ ดังนี้
1.) การสัมภาษณ์ผู้ให้ข้อมูลเป็นรายบุคคล เป็นการสัมภาษณ์กลุ่มตัวอย่างที่ถูกเลือกออกมาเป็นตัวแทนของประชากรที่ศึกษา การสัมภาษณ์แบบนี้มีลักษณะเหมือนการใช้แบบสอบถามเพียงแต่ต่างกันที่มีการใช้วิธีการซักถามแทนการให้ผู้ตอบอ่านแล้วตอบข้อคำถามในแบบสอบถาม
2.) การสัมภาษณ์ผู้ให้ข้อมูลหลัก เป็นการที่ผู้สัมภาษณ์เก็บข้อมูลจากบุคคลผู้ซึ่งมีคุณสมบัติพิเศษแตกต่างไปจากสมาชิกคนอื่น โดยที่บุคคลนั้นมีความรอบรู้ข้อมูลต่างๆ ในเรื่องที่ผู้สัมภาษณ์ต้องการ ซึ่งการสัมภาษณ์ผู้ให้ข้อมูลหลัก เป็นการสัมภาษณ์เจาะลึก ใช้เก็บข้อมูลจากประชากรที่มีลักษณะพิเศษ เช่น นักการเมือง นักธุรกิจ ผู้นำทางวิชาการ ปราชญ์ชาวบ้าน
3.) การสัมภาษณ์แบบเป็นกลุ่ม เป็นการสัมภาษณ์กลุ่มบุคคลที่สามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่ศึกษา หรือเรียกวิธีการนี้ว่าการซักถาม หรือสนทนากลุ่ม (Focus group interview) โดยผู้เก็บข้อมูลจะมีการนัดหมายผู้ให้ข้อมูลจำนวนประมาณ 7 - 10 คน มาประชุมร่วมกัน เพื่อการซักถามเก็บข้อมูลต่างๆ ตามที่ต้องการ ผู้เก็บข้อมูลหรือผู้สัมภาษณ์จะต้องเปิดโอกาสให้ผู้ให้ข้อมูลทั้งหมดได้แสดงความคิดเห็นหรือซักถามได้อย่างเสรี ซึ่งจะเป็นไปในลักษณะการสนทนา

ข้อดีของการเก็บข้อมูลแบบสัมภาษณ์
1. นักวิเคราะห์ได้ความคิดเห็นและคำแนะนำในการออกแบบระบบ ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีส่วนร่วมในการออกแบบ ซึ่งทำให้ลดการต่อต้านระบบใหม่
2. ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ได้รับโดยการพูดคุยกัน ซึ่งเกิดขึ้นจากการดำเนินงานจริงๆ ในระบบ (ได้ข้อมูลโดยตรงจากแหล่งข้อมูล)
3. เหมาะสำหรับผู้ที่อ่าน/เขียนไม่คล่อง
4. ได้ข้อมูลที่ไม่สามารถเขียนตอบโดยตรง
5. สังเกตความจริงใจในการตอบได้
6. ตรวจสอบคำตอบได้

ข้อเสียของการเก็บข้อมูลแบบสัมภาษณ์
1. ลุงทุนมากทั้งเงิน คน และเวลา
2. ถ้าไม่ได้รับความร่วมมือ ข้อมูลจะเชื่อถือได้น้อย
3. ขึ้นอยู่กับคุณภาพของผู้สัมภาษณ์
4. นักวิเคราะห์อาจคล้อยตามความคิดเห็นที่เป็นอคติ (Bias) ของผู้ถูกสัมภาษณ์

1.2 แบบสอบถาม
แบบสอบถามเป็นเอกสารที่ทำขึ้นเพื่อถามคำถามที่ให้ผู้ตอบตอบคำถาม ที่ผู้ออกแบบสอบถามต้องการ เมื่อเปรียบเทียบกับการสัมภาษณ์ แบบสอบถามจะเป็นแบบ Impersanal ซึ่งเป็นการหาข้อมูลได้ทีละมาก ๆ จากจำนวนมาก เหมาะกับการที่ต้องหาข้อมูลจาก

ลำดับขั้นการสร้างแบบสอบถาม
1. ระบุข้อมูลที่ต้องการ
2. กำหนดชนิดของข้อคำถาม และเขียนข้อคำถาม
3. จัดหมวดหมู่ข้อคำถาม
4. จัดทำแบบสอบถามชนิดร่าง
5. ทดสอบใช้แบบสอบถาม แล้วปรับปรุง
6. นำไปใช้จริง

ข้อดีของการเก็บข้อมูลจากแบบสอบถาม
1. ประหยัดทรัพยากร (คน เงิน เวลา)
2. ได้ข้อมูลปฐมภูมิ
3. ผู้ตอบมีอิสระในการตอบ
4. เหมาะสำหรับกรณีผู้ตอบอยู่กระจัดกระจาย

ข้อเสียของการเก็บข้อมูลจากแบบสอบถาม
1. การทำแบบสอบถามที่ได้ผลตามความต้องการทำได้ยาก
2. มีข้อจำกัดในการได้ข้อมูลตามความต้องการ
3. คุณภาพของข้อมูลขึ้นตัวผู้ตอบ
4. การกระตุ้นให้ผู้ตอบอยากตอบทได้ยาก
5. การติดตามแบบสอบถามคืนใช้เวลา
6. ถ้าแบบสอบถามยาวจะเสียเวลาผู้ตอบ

1.3 การพัฒนาระบบแบบเร่งด่วน
Rapid Application Development (RAD)
Rapid Application Development (RAD) เป็นวิธีการพัฒนาระบบ (Methodology) วิธีการหนึ่ง ที่รวบรวมเทคนิค (Techniques) เครื่องมือ (Tools) และ เทคโนโลยี เพื่อผสมผสานและประยุกต์ใช้ในการสนับสนุนการพัฒนาระบบให้สามารถลุล่วงโดยใช้เวลาน้อยที่สุด ด้วยการมุ่งเน้นด้านการลดต้นทุนและระยะเวลาในการพัฒนา โดย RAD จัดเป็นกรรมวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ย่นระยะเวลาของขั้นตอนการวิเคราะห์ (Analysis), การออกแบบ (Design), การสร้าง (Build) และการทดสอบ (Testing) เพื่อจะได้ลดเวลาในการพัฒนาโดยรวมลงได้ ดังนั้น เพื่อความคล่องตัวจึงจำเป็นต้องมีทีมงานขนาดเล็กที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะ ซึ่งประกอบด้วย ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศกับกลุ่มผู้ใช้งานมาร่วมกันพัฒนา โดย RAD นี้ถือเป็นการจัดการโครงการ (Project Management) อย่างง่ายชนิดหนึ่ง ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับความพร้อมขององค์กรในขณะนั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องค่าใช้จ่าย บุคลากร รวมทั้งความต้องการที่แน่นอนของผู้ใช้ระบบ

ข้อดีของการพัฒนาระบบแบบเร่งด่วน
1. สามารถช่วยให้พัฒนาระบบได้สำเร็จลุล่วงโดยใช้เวลาน้อยที่สุด
2. ผู้ใช้สามารถใช้ระบบได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าระบบ Version 1 จะยังไม่สามารถทำงานได้ครอบคลุมหน้าที่ทุกส่วนงานก็ตาม
3. การเปลี่ยนแปลงการออกแบบและพัฒนาระบบทำได้ผลดีและรวดเร็ว
4. ใช้เวลาในการรอผลตอบสนองจากผู้ใช้ไม่มาก (ทำงานได้ดีสำหรับการพัฒนาระบบที่ยึดถือเวลาเป็นหลัก
สำคัญ)
5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าใจระบบดีขึ้น
6. ลดงบประมาณค่าใช้จ่ายและการใช้ทรัพยากรคน

ข้อเสียของการพัฒนาระบบแบบเร่งด่วน
1.การเปลี่ยนแปลงความต้องการของผู้ใช้อยู่ตลอดเวลา เนื่องจากโปรแกรมต้นแบบสามารถสร้างและแก้ไขได้โดยง่าย
2.ผู้ใช้ต้องรอระบบที่สมบูรณ์
3.การสร้างต้นแบบของระบบทีละส่วน ด้วยความเร็วในขณะที่มีการรวบรวม วิเคราะห์และออกแบบไปพร้อมๆ กัน ทำให้ขาดความรอบคอบในการตระหนักถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นตามมา เมื่อติดตั้งและใช้งานระบบ
4.การเน้นระยะเวลาที่สั้น ลดค่าใช้จ่ายส่งผลให้ได้ระบบที่มีคุณภาพต่ำ
5.ขนาดของระบบที่ต้องการจะเป็นเรื่องยุ่งยากในการพัฒนา
6.คุณภาพของเอกสารประกอบระบบจะมีมาตรฐานลดลง
7.ขาดความเข้าใจเกี่ยวกับเป้าหมายและค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ
8.ยากต่อการควบคุมความสอดคล้องของส่วนประกอบต่าง ๆ ของระบบ
9.ต้องทำการทดสอบบ่อยครั้ง
10.ยากต่อการบำรุงรักษา (Maintenance)

2. กรณีที่เป็นโครงการพัฒนาระบบขนาดใหญ่ มีผู้เกี่ยวข้องกับระบบหลายกลุ่ม ทั้งลูกค้าและ Supplier ท่านคิดว่าจะใช้วิธีใดในการเก็บรวบรวมข้อมูลเพราะเหตุใด

โครงการพัฒนาระบบขนาดใหญ่ มีผู้เกี่ยวข้องกับระบบหลายกลุ่ม ทั้งลูกค้าและ Supplier ควรใช้การพัฒนาแบบ Joint Appilcation Development (JAD) ซึ่งเป็นกระบวนการในการจัดการและเพิ่มความสามารถในการปฏิบัติงานร่วมกันของเจ้าของระบบ ผู้ใช้ระบบงาน นักวิเคราะห์ระบบ ผู้ออกแบบระบบ และผู้สร้างระบบ ร่วมกันกำหนดขอบเขต วิเคราะห์ และออกแบบระบบ โดยประชุมงานร่วมกันของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ โดยต้องเลือกผู้ใช้งานที่มีความสำคัญเข้าทำงานร่วมกันก็จะก่อให้เกิดประสิทธิภาพในกระบวนการสร้าง ทั้งนี้เพื่อช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูล ข้อดีของ JAD คือสามารถให้รายงานความต้องการระบบงานที่แม่นยำกว่า เข้าใจจุดมุ่งหมายได้ดีกว่า และมีข้อผูกพันที่แน่นหนากว่าในการที่จะทำระบบงานใหม่ให้สำเร็จ เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้มีส่วนร่วมในการดำเนินการตั้งแต่ต้น แต่อาจมีข้อเสียคือ JAD อาจจะมีค่าใช้จ่ายที่สูงและอาจไม่คล่องตัวในการทำงานหากคณะทำงานมีจำนวนสมาชิกมากเกินไป
การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยเทคนิค JAD สามารถดำเนินการได้ด้วยการจัดให้เป็นห้องประชุม ซึ่งลักษณะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่แต่ละองค์กร ในระหว่างการประชุม JAD นักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้ Case Tools และ Prototype ช่วยสนับสนุนการดำเนินการได้ ซึ่งจะทำให้การประชุมดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยทั่วไปผู้เข้าร่วมการดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยเทคนิค JAD มีดังนี้
1. JAD Session Leader เป็นผู้ดำเนินการประชุม ต้องเป็นผู้ที่ผ่านการอบรมการทำงานเป็นกลุ่มและเป็นผู้ที่คอยอำนวยความสะดวกระหว่างการประชุม ทั้งยังเป็นผู้จัดตั้งระเบียบวาระการประชุมรวมถึงการควบคุมการประชุมให้อยู่ในวาระ เพื่อให้ได้ข้อมูลตรงจุด
2. Users คือ ผู้ใช้ระบบ เนื่องจากเป็นผู้ที่ใช้ระบบเป็นประจำทุกวัน ดังนั้นจะมีความเข้าใจถึงการทำงานและปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นอย่างดี
3. Manager ผู้บริหารขององค์กร ซึ่งเป็นผู้ที่ใช้ระบบเช่นเดียวกับ User ผู้บริหารจะคอยเตรียมคำถามที่มุ่งเน้นไปที่ระบบที่ต้องการพัฒนาขึ้นมาใหม่ คอยจูงใจและคอยช่วยหาข้อสรุปในแต่ละวาระการประชุม
4. Sponsor คือ ผู้ที่รับผิดชอบเรื่องค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบนั้นๆ ซึ่งอาจจะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์กรก็ได้
5. System Analyst นักวิเคราะห์ระบบและทีมของนักวิเคราะห์ระบบ ทำหน้าที่เก็บข้อมูลจากการประชุมในแต่ละครั้ง
6. Scribe คือ ผู้ที่ทำหน้าที่จดสรุปรายละเอียดระหว่างการประชุม โดยทั่วไปอาจใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แบบพกพาช่วยในการบันทึก
7. IS Staff ทีมของหน่วยบริการสารสนเทศองค์กรเช่น นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ และผู้เชี่ยวชาญด้านฐานข้อมูล บุคคลเหล่านี้สามารถเสนอความคิดเห็นด้านเทคโนโลยีได้